Proformafaktura — vad det är och när du använder den

Ordet proforma är latin och betyder "för formens skull". En proformafaktura ser ut som en vanlig faktura — samma layout, samma poster, samma summering — men innehåller alltid en tydlig markering "Proformafaktura" och saknar krav på betalning. Den fyller en informationsfunktion snarare än en ekonomisk.

Det är viktigt att skilja på proformafaktura och ordinarie faktura. En proformafaktura ska aldrig bokföras som en kundfordran eller leverantörsskuld — den räknas inte som ett verifikationsunderlag i bokföringen.

• Vid export utanför EU: Tullmyndigheten kräver ofta en proformafaktura för att kunna värdera gåvor, varuprover, garantiersättningar och andra icke-kommersiella försändelser.
• Vid varuprover eller garantibyten: När du skickar varor utan att fakturera för dem behövs ändå ett värde för tull och försäkring.
• Vid prisförfrågningar: Vissa kunder — särskilt myndigheter och stora bolag — vill ha en formell offert i fakturaformat innan de beställer.
• Vid förskottsbetalning: Innan avtalet är formaliserat kan säljaren skicka en proformafaktura för att kunden ska kunna registrera betalning i sitt system.
• Vid inrikes leverans till koncernbolag: För internredovisning där ingen extern transaktion sker.

Även om proformafakturan inte är ett bokföringsunderlag rekommenderas att den ändå innehåller alla uppgifter som en vanlig faktura skulle ha — ju mer information, desto smidigare hantering hos tull, mottagare och bank.

• Rubriken PROFORMAFAKTURA tydligt synlig.
• Säljarens och köparens namn, adress, organisationsnummer och VAT-nummer.
• Datum och löpnummer.
• Specifikation av varor eller tjänster: antal, enhet, styckpris, totalpris.
• Leveransvillkor (Incoterms), betalningsvillkor och valuta.
• Ursprungsland för varorna om det är en internationell försändelse.
• En markering om att inga pengar ska betalas — t.ex. "No commercial value — for customs purposes only".

Vanlig faktura: Utgör ett bokföringsunderlag och en betalningsuppmaning. Ska bokföras hos säljare och köpare och lyder under mervärdesskattelagens fakturaregler.

Proformafaktura: Bokförs inte, utgör inget betalningskrav, är inte underlag för momsredovisning. Fungerar som ett dokument för information — tullvärdering, offert, förskottsbekräftelse.

När kunden bekräftat beställningen skickas i regel en skarp faktura som ersätter proformafakturan. Den skarpa fakturan bokförs och kräver betalning enligt villkor.